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1 # average sprint speed: 1 sprint/month
2
3 I've proposed
4 [a DebConf11 BoF](http://penta.debconf.org/dc11_schedule/events/766.en.html) on
5 Debian sprints and, more generally, on how we have been using Debian money in
6 the past 1.3 years.
7
8 As part of the BoF preparation, I've taken the time to review the last 16
9 months of sprints and check how the
10 [Debian Sprint Program](http://wiki.debian.org/Sprints) — which we've recently
11 [[streamlined|2010/10/mini_debconf_paris_-_success]] and
12 ["marketed"](http://lists.debian.org/debian-devel-announce/2010/10/msg00014.html)
13 quite a bit — is going. In particular, I've finally done the homework of
14 preparing *the big table™* of sprints and their costs, in order to evaluate how
15 sustainable the sprint program is. Without further ado, here is the table:
16
17 <table border="2" cellspacing="0" cellpadding="6" rules="groups" frame="hsides">
18 <caption>Debian sprints held from April 2010 to June 2011</caption>
19 <colgroup><col align="right" /><col align="left" /><col align="left" /><col align="left" /><col align="right" /><col align="right" />
20 </colgroup>
21 <thead>
22 <tr><th scope="col">No</th><th scope="col">Sprint</th><th scope="col">When (month)</th><th scope="col">Where</th><th scope="col">Attendees</th><th scope="col">Debian cost (EUR)</th></tr>
23 </thead>
24 <tbody>
25 <tr><td>1</td><td>groupware (<a href="http://lists.debian.org/debian-devel-announce/2010/04/msg00013.html">report</a>)</td><td>04/2010</td><td>de</td><td>4</td><td>240</td></tr>
26 <tr><td>2</td><td>FAI (<a href="http://michael-prokop.at/blog/2010/07/08/report-from-fai-developer-workshop-072010/">report</a>)</td><td>06/2010</td><td>de</td><td>7</td><td>570</td></tr>
27 <tr><td></td><td>(DebConf10)</td><td>08/2010</td><td>us</td><td></td><td></td></tr>
28 <tr><td>3</td><td>ftpmaster (<a href="http://lists.debian.org/debian-project/2010/09/msg00139.html">report</a>)</td><td>09/2010</td><td>de</td><td>3</td><td>350</td></tr>
29 <tr><td>4</td><td>DSA (<a href="http://lists.debian.org/debian-project/2010/09/msg00027.html">report</a>)</td><td>09/2010</td><td>de</td><td>3</td><td>400</td></tr>
30 <tr><td>5</td><td>release team (<a href="http://lists.debian.org/debian-devel-announce/2010/10/msg00002.html">report</a>)</td><td>10/2010</td><td>fr</td><td>6</td><td>0</td></tr>
31 <tr><td>6</td><td>kernel team (<a href="http://lists.debian.org/debian-devel-announce/2010/11/msg00003.html">report</a>)</td><td>10/2010</td><td>fr</td><td>3</td><td>120</td></tr>
32 <tr><td>7</td><td><a href="http://wiki.debian.org/Sprints/2010/WwwSprint">www team</a></td><td>12/2010</td><td>at</td><td>5</td><td>1430</td></tr>
33 <tr><td>8</td><td><a href="http://wiki.debian.org/Sprints/2011/DebianMedSprint">debian med</a></td><td>01/2011</td><td>de</td><td>25</td><td>460</td></tr>
34 <tr><td>9</td><td><a href="http://wiki.debian.org/Sprints/2011/SecuritySprint">security team</a></td><td>01/2011</td><td>de</td><td>7</td><td>1000</td></tr>
35 <tr><td>10</td><td><a href="http://wiki.debian.org/Sprints/2011/EmdebianSprint">emdebian</a></td><td>02/2011</td><td>uk</td><td>17</td><td>0</td></tr>
36 <tr><td>11</td><td><a href="http://wiki.debian.org/Sprints/2011/FtpMasterSprint">ftpmaster</a></td><td>03/2011</td><td>de</td><td>5</td><td>2000</td></tr>
37 <tr><td>12</td><td><a href="http://wiki.debian.org/GroupwareMeeting2011-04-01to03">groupware</a></td><td>04/2011</td><td>de</td><td>6</td><td>300</td></tr>
38 <tr><td>13</td><td><a href="http://wiki.debian.org/Sprints/2011/AliothSprint">alioth</a></td><td>05/2011</td><td>uk</td><td>4</td><td>500</td></tr>
39 <tr><td>14</td><td><a href="http://wiki.debian.org/Sprints/2011/DebianEduSprint">debian edu</a></td><td>06/2011</td><td>de</td><td>9</td><td>760</td></tr>
40 <tr><td>15</td><td><a href="http://wiki.debian.org/Sprints/2011/Release">release team</a></td><td>06/2011</td><td>be</td><td>5</td><td>1640</td></tr>
41 <tr><td></td><td>(DebConf11)</td><td>07/2010</td><td>ba</td><td></td><td></td></tr>
42 </tbody>
43 <tbody>
44 <tr><td>Total</td><td>15 sprints</td><td>16 months</td><td></td><td></td><td>9770</td></tr>
45 </tbody>
46 </table>
47
48 To better understand the table, several comments are in order:
49
50 * **numbers are approximate** in various ways. In particular, 2010 costs
51   predate a protocol I've agreed upon with the Debian auditors to do proper
52   accounting, hence it is possible that some costs are slightly overestimated
53 * costs are *Debian's* costs and do not include reimbursements for non-Debian
54   people that might have attended the sprint. This also explains why some
55   sprints have been at 0 cost: they have been entirely sponsored by other
56   entities interested in supporting Debian, such as companies or institutions.
57 * where needed, costs have been normalized to Euro
58 * we have streamlined the [sprint process](http://wiki.debian.org/Sprints)
59   around October 2010 (you can find the underlying rationales in
60   [[an old RFC|2010/06/debian_meeting_guidelines_RFC]]). Sprints happened
61   before that data had a different way of being announced and of reporting back
62   to the project.
63 * the above data are not detailed enough to properly estimate per-person costs,
64   as we lack a breakdown of Debian vs non-Debian attendees
65 * no costs for DebConf-s are included, as they have their own budgets which
66   aims to be amortized 0 cost in the long run
67
68 Please note that the purpose of the table is not to be precise and transparent
69 about Debian finances and how we use them. That *is* a (very!) worthwhile goal
70 and I do think Debian should do much better in informing its community about
71 how [donated money](http://www.debian.org/donations) are used to further Debian
72 goals. But that is a broader topic on which the
73 [auditors](http://wiki.debian.org/Teams/Auditor) are working; it is not up to
74 me to discuss it here. If you are interested in that topic though, you might
75 want to follow
76 [tbm's BoF at DebConf11](http://penta.debconf.org/dc11_schedule/events/769.en.html).
77
78 The purpose of the table is rather to find out some **general figures** about
79 Debian sprints held in the recent past:
80
81 * we have had a total of 15 sprints in 16 months (about 1 sprint/month)
82 * we have spent about 10'000 EUR for sprints, for an average per-sprint cost of
83   about 650 EUR
84 * all sprints have been held in Europe<br /> (given
85   [DD geographical distribution](http://www.debian.org/devel/developers.loc), I
86   find quite surprising that *no* group of US-based Debian hackers have asked
87   for sprint sponsoring)
88 * about half of the sprints have been held in Germany<br />(probably thanks to
89   DD-density there and also to the welcoming attitude of friendly venues such
90   as the Linux Hotel)
91 * the variance of per-person costs is high: there are very cheap sprints
92   (e.g. when people travel within Europe by train and stay at friends') and
93   quite expensive sprints (e.g. when one or more of the participant needs to be
94   flown oversea — which has happened only once, up to now)
95
96 I'm personally quite happy about those figures. Enabling volunteer developers
97 to meet and hack together in person is possibly *the* most valuable way of
98 using donated money. Having 1 sprint/month is not bad, but in a project the
99 size of Debian is quite possibly a minimum. Doing more than that is highly
100 desirable. It is also financially sustainable, especially if we will be able to
101 show — by actually *having more sprints* and being transparent about them —
102 that we can put into good use donated money.
103
104 Another, more subtle, aspect of sustainability is that related to sprint
105 management. Processing sprint requests and ensuring that transparency
106 guidelines are actually followed by the organizers is still quite some work.
107 I've been mostly doing that myself up to now, which is all fine and well, but
108 does not necessarily scale. Other organizations (such as KDE e.V.) have
109 realized that to the point of having hired people specifically to manage
110 sprints in an otherwise volunteer community. In Debian we are quite keen of
111 maintaining the project running on a volunteer basis. At the same time I feel
112 we should have more room for scalability in the number of sprints we could
113 run. So if you are looking for a management task to help Debian with, think
114 about becoming, err, "sprint master", and contact me.
115
116 If otherwise you want to focus on Debian hacking, what are you waiting for?
117 Check the [guidelines](http://wiki.debian.org/Sprints) and propose your sprint!
118
119 To know more about sprints, Debian money, and how you could help with all that,
120 be sure not to miss the
121 [Sprint and money BoF](https://penta.debconf.org/penta/submission/dc11/events).
122
123 [[!tag lang/english planet-debian sprint debian bof debconf11 dpl]]